De nombreuses entreprises reçoivent quotidiennement des visiteurs externes au sein de leurs locaux. Pensez à un cabinet dentaire où les clients sont traités sur rendez-vous, ou une entreprise multinationale où se rendent des fournisseurs, des clients et d'autres parties prenantes.

Les visiteurs sont dans ce cas, souvent reçus par un ou une réceptionniste qui informera le collègue concerné de l'arrivée du visiteur.

Accueil efficace des visiteurs

Bien qu'il s'agisse d'une approche personnelle, elle peut s'avèrer contre-productive. La personne accueillant les visiteurs est interrompue au milieu d'autres tâches sur lesquelles elle tente de se concentrer, ou doit attendre de finir sa conversation téléphonique avant de pouvoir prendre en charge le visiteur.

Par ailleurs, l'enregistrement des visiteurs sous forme de liste ne sera plus autorisé à partir du 25 mai 2018 en raison des lois sur la protection de la vie privée. Une réception numérique représente donc le meilleur moyen de faciliter l'enregistrement et l'accueil des visiteurs. Elle permet d'optimiser vos processus, de réduire les coûts et de donner un sentiment de participation à vos visiteurs.

Avec une application d'enregistrement, le visiteur peut signaler sa présence lui-même à l'employé avec lequel il a rendez-vous qui sera averti par une notification sur son smartphone.


Des champs d'application infinis

Si l'utilisation précédemment citée est courante pour un grand nombre d'entreprise, l'installation d'un support de tablette et d'une application peut avoir des bénéfices dans encore bien d'autres domaines :

  • Enregistrement des visiteurs dans l'industrie alimentaire : conservez l'historique des visiteurs de votre usine de production et simplifiez la signature des règles d'hygiène et des certificats sanitaires.
  • Enregistrement des chauffeurs-livreurs : un excellent outil pour l'enregistrement de chauffeurs qui pourront charger ou décharger les marchandises avec une assistance dans leur langue maternelle. Améliorez de cette façon la communication et l'enregistrement des collaborateurs à l'aide du numéro CMR et d'un numéro de plaque d'immatriculation.
  • Questionnaires & Enquêtes de satisfaction : pour collecter l'avis de vos visiteurs ou de vos clients, une application et l'utilisation d'un support de tablette peut drastiquement changer vos taux de participation. Le visiteur se sent plus enclin à participer à un sondage lorsque le processus de participation est attractif, la procédure simplifié, et qu'il n'est pas physiquement interpellé.

Supports pour tablettes

Toutes ces possibilités peuvent être offertes par la simple utilisation d'une tablette tactille dans votre espace de travail. En trouvant le support de tablette adéquat pour vos besoins, la tablette fera partie intégrante de vos espaces et outils de travail, sans oublier l'aspect entièrement sécurisée.